Guia do Usuário

Onboarding & Documentação • Trust Workflow

Comece em minutos: configure sua conta, cadastre projetos, integre equipes, gere relatórios fotográficos e acompanhe indicadores em tempo real.

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1Visão Geral

O Trust Workflow é uma plataforma web para gestão de projetos com foco em transparência operacional. Permite cadastrar projetos, definir etapas (milestones), registrar atividades com evidências fotográficas, gerar relatórios e acompanhar indicadores em tempo real.

  • Projetos ilimitados todos os planos
  • Usuários e perfis (Admin/Gestor/Colab/Cliente)
  • Relatórios fotográficos (PDF/Excel)
  • Indicadores de progresso e prazos
  • Registro de ocorrências & não conformidades
  • Integrações (e-mail/WhatsApp/API)*

* A disponibilidade de integrações pode variar por plano/contrato.

2Requisitos & Compatibilidade

Navegadores Suportados
  • Chrome (versões recentes)
  • Edge (Chromium)
  • Firefox (atual)
  • Safari (versões recentes)
Dispositivos
  • Desktop e Notebooks
  • Smartphones e Tablets (layout responsivo)
  • Câmera e GPS nativos para fotos/geo (quando disponíveis)
Dica: mantenha o navegador atualizado e permita acesso à câmera/localização no registro de evidências.

3Onboarding (passo a passo)

1Criar Conta
  1. Acesse Cadastrar no topo do site.
  2. Informe nome, e-mail corporativo, senha e empresa.
  3. Escolha um plano (Básico, Profissional, Empresarial).
  4. Confirme o e-mail de ativação para liberar o acesso.

Se não receber o e-mail, verifique a pasta “Spam”/“Promoções”.

2Primeiro Login & Tour do Dashboard

Após entrar, você verá o Dashboard com cartões de resumo (projetos ativos, atividades recentes, prazos críticos e alertas). Use o topo para navegar entre Projetos, Relatórios, Usuários e Configurações.

  • Barra superior: navegação global, busca e atalhos.
  • Cartões: visão rápida do progresso e pendências.
  • Filtros: período, responsável, status, equipe.
3Configuração Inicial
3.1 Empresa

Em Configurações → Empresa, preencha razão social, CNPJ, logotipo e fuso horário.

3.2 Perfis & Permissões

Em Usuários → Perfis, ajuste permissões por papel:

  • Admin: acesso total.
  • Gestor: gerencia projetos e equipes.
  • Colaborador: registra atividades/evidências.
  • Cliente: acesso de visualização/validação.
3.3 Templates

Crie modelos de projeto (etapas, checklists, documentos) para padronizar a execução.

3.4 Integrações (opcional)
  • Configurar remetente de e-mail (SMTP) para notificações.
  • Habilitar WhatsApp (provedor/bridge contratado).
  • Gerar token de API para integrações externas.
4Criar o Primeiro Projeto
  1. Vá em Projetos → Novo Projeto.
  2. Defina nome, cliente, responsável, datas e status.
  3. Selecione um template (se houver) para pré-carregar etapas e checklists.
  4. Anexe documentos de partida (escopo, contrato, plantas, cronograma).
  5. Adicione a equipe e defina papéis.
Melhor prática: nomeie etapas como Planejamento → Execução → Entrega e, dentro delas, milestones mensuráveis (ex.: “fundação concluída”, “instalação elétrica 60%”).
5Checklist & Evidências

Para cada etapa/milestone você pode associar checklists (itens de verificação) e exigir evidências (fotos, PDFs, medições). Isso aumenta a rastreabilidade e facilita auditorias.

4Operação diária (Web & Mobile)

  1. Acesse o projeto → Registrar Atividade.
  2. Preencha data/hora, descrição, selecione etapa e responsável.
  3. Anexe fotos (JPEG/PNG) e documentos (PDF).
  4. Marque itens de checklist concluídos.
  5. Clique em Salvar. O histórico é atualizado em tempo real.
  1. Abra o navegador do celular e faça login.
  2. Permita câmera e localização quando solicitado.
  3. No projeto, toque em Registrar Atividade → Adicionar Foto (tira foto ou escolhe da galeria).
  4. Confirme o georreferenciamento (se exigido).
  5. Salve. A evidência já entra no relatório do período.
Ocorrências & Não Conformidades

Abra uma ocorrência quando houver desvios. Fluxo recomendado:

  1. Abertura (descrição + evidência)
  2. Avaliação (classificação, risco, responsável)
  3. Plano de Ação (atividades, prazos)
  4. Verificação (evidência de correção)
  5. Encerramento
Apontamento de Horas & Custos (se habilitado)
  • Horas por colaborador/equipe, com centro de custo.
  • Materiais/serviços vinculados à atividade.
  • Exportação para planilha/ERP (integração por contrato).

5Relatórios

Gere documentos com layout consistente e pronto para auditoria, prestação de contas e comunicação com stakeholders.

Fotográfico

Fotos com data, hora, autor, local, etapa e descrição curta.

  • Diário / Semanal / Mensal
  • PDF (com sumário) / Excel (metadados)
Progresso

Percentual de execução por etapa, curva S (se configurada), prazos e desvios.

Equipes

Atividades por responsável, produtividade, apontamentos (horas/custos, se habilitados).

Agendamento: é possível programar envios automáticos (e-mail) em periodicidades definidas. Verifique sua contratação/plano.

6Indicadores (Dashboard)

Indicadores ajudam na tomada de decisão rápida. Interprete-os considerando filtros de período, projeto, etapa e equipe.

  • % Execução: conclusão ponderada das etapas.
  • Semáforos de prazo: no prazo / risco / atraso.
  • Evidências pendentes: etapas que exigem fotos/documentos.
  • Ocorrências abertas: por prioridade e tempo de resposta.
Dica: salve visões favoritas aplicando filtros recorrentes (por obra, por gestor, por cliente).

7Notificações & Automações

Configure alertas para prazos, quedas de produtividade e disponibilidade de relatórios.

Canais
  • E-mail (SMTP configurado)
  • WhatsApp (via provedor/ponte contratado)
  • In-app (notificações dentro do painel)
Eventos comuns
  • Prazo de etapa a vencer / vencido
  • Relatório gerado / disponível
  • Ocorrência aberta/atualizada
  • Checklist incompleto

Reveja as políticas de notificação para evitar “ruído” e garantir foco no que importa.

8Integrações (visão geral)

O Trust Workflow pode integrar com e-mail, WhatsApp e sistemas de terceiros via API (quando contratado). Os detalhes de endpoints podem variar por cliente/versão.

Atenção: o exemplo abaixo é ilustrativo. Confirme os endpoints reais e o escopo do token com o suporte/implantação. 
# Exemplo ilustrativo (API REST)
# 1) Gerar token no painel (Configurações → API)
# 2) Criar atividade por integração externa

POST /api/v1/projects/{project_id}/activities
Authorization: Bearer <SEU_TOKEN>
Content-Type: application/json

{
  "title": "Concretagem - Bloco A",
  "stage": "Execução",
  "description": "Concretagem finalizada às 16h",
  "performed_at": "2025-10-04T16:20:00-03:00",
  "attachments": [
    {"type":"photo","url":"https://.../foto1.jpg"},
    {"type":"doc","url":"https://.../boletim.pdf"}
  ],
  "assignee_id": 123
}

9Segurança, Privacidade & Auditoria

  • Perfis e permissões finas por projeto e módulo.
  • Audit Log: rastreia criação/edição/remoção e downloads de relatório.
  • Backups e retenção conforme contrato.
  • LGPD: minimize dados pessoais, use acesso por necessidade (least privilege).
Boas práticas: use 2FA (se disponível), políticas de senha fortes e revogue acessos de ex-colaboradores imediatamente.

10Boas Práticas

  • Padronize nomes de projetos/etapas e use templates.
  • Exija evidências obrigatórias em marcos críticos.
  • Revise indicadores semanalmente e ajuste alocação de equipe.
  • Use agendamento de relatórios para stakeholders.
  • Faça auditorias internas mensais no Audit Log.

11Solução de Problemas

  • Confirme e-mail/senha e se a conta foi ativada.
  • Use “Esqueci minha senha”.
  • Verifique se seu usuário não foi desativado pelo Admin.

  • Cheque conexão e tamanho (recom.: < 10MB por foto).
  • Tente formato JPG/PNG.
  • No celular, permita acesso à câmera/arquivos.

  • Garanta que há dados no período filtrado.
  • Reduza o intervalo de datas e tente novamente.
  • Verifique permissões do seu perfil.

Persistindo o problema, contate o suporte com prints e o horário aproximado da ocorrência.

12Glossário

Etapa
Fase macro do projeto (ex.: Planejamento, Execução, Entrega).
Milestone
Marco mensurável que indica progresso.
Checklist
Lista de verificação a ser cumprida antes de avançar.
Evidência
Foto/documento que comprova execução/conformidade.
Ocorrência
Registro de desvio, risco ou não conformidade.

13FAQ (Perguntas Frequentes)

Acesso & Contas

Sim. Seu acesso é por usuário/senha. Evite sessões simultâneas em aparelhos compartilhados.

Admins podem gerenciar em Usuários. Defina perfis e convide por e-mail.
Projetos & Operação

Projetos são ilimitados. O que muda por plano é a quantidade de usuários/recursos avançados.

Sim. Marque itens de checklist como obrigatórios para concluir a etapa.
Relatórios & Indicadores

PDF (visual) e Excel (dados), nos modelos: Fotográfico, Progresso e Equipes.

Sim, a cada novo registro e conforme filtros ativos. Atualizações em tempo real dependem de conectividade.
Integrações & Automações

Configure SMTP e o provedor/ponte de WhatsApp nas Configurações ou com o time de implantação.

Sim, quando contratada. Gere token e solicite o spec ao suporte. Endpoints podem variar por cliente/versão.

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